Načelo delovanja kovinskega pisarniškega materiala v bistvu temelji na fizikalnih in mehanskih lastnostih kovinskih materialov. S strukturno zasnovo in tehnologijo obdelave dosegajo funkcije podpore,{1}}nosilnosti, skladiščenja in zaščite pri pisarniški uporabi. Sami kovinski materiali imajo visoko trdnost, togost in stabilnost, zaradi česar so manj nagnjeni k večjim deformacijam pod obremenitvijo. Ta lastnost jim omogoča, da vzdržijo težo dokumentov, opreme ali pisarniških predmetov za daljša obdobja, hkrati pa ohranjajo zanesljivost celotne strukture.
Pri izvajanju teh funkcij so kovinski pisarniški materiali pogosto zasnovani tako, da vključujejo mehanska strukturna načela za izboljšanje praktičnosti in učinkovitosti delovanja. Drsniki predalov uporabljajo drsno trenje in valjčne strukture za doseganje gladkega odpiranja in zapiranja; zložljivi kovinski okvirji miz dosegajo preklapljanje med odvijanjem in zlaganjem z mehanskim ravnovesjem tečajev in podpornih palic; kovinska pisarniška orodja, kot so spenjalniki, povečajo majhne ročne sile z vzvodom, da prodrejo in zavarujejo papir. Te zasnove v bistvu uporabljajo prenos in pretvorbo sile, da postanejo pisarniške operacije bolj lahkotne in učinkovite.