Ključ do učinkovite organizacije je prednostna kategorizacija. Pred organizacijo je treba elemente sistematično razvrstiti glede na pogostost uporabe, funkcijo ali scenarij uporabe. Nato je treba za vsako kategorijo izbrati ustrezna orodja za shranjevanje. Na primer, v pisarniškem okolju lahko datoteke razvrstimo kot »čakajoče«, »dokončane« ali »dolgo-arhiv« in jih nato shranimo v škatle za datoteke, držala za dokumente ali predale. Ta pristop kategorizacije-in nato-organizacije se izogne ponovni poznejši reorganizaciji in izboljša splošno učinkovitost upravljanja.
Drugič, ključna je tehnika »racionalne izrabe prostora«. Različne vrste izdelkov za shranjevanje imajo različne metode izrabe prostora, njihove strukturne prednosti pa je treba povečati. Na primer, pokončne odlagalne police so primerne za shranjevanje datotek ali knjig, pri čemer v celoti izkoristijo navpični prostor; predali so primerni za kategorizacijo majhnih predmetov, izogibanje neredu; Zložljive ali modularne izdelke za shranjevanje je mogoče prilagodljivo kombinirati glede na velikost prostora. V praktični uporabi lahko za lažji dostop združimo načelo "pogosto uporabljeni predmeti na zgornjih ali zunanjih policah, redkeje uporabljeni izdelki pa na spodnjih ali notranjih policah".
Poleg tega sta pri vsakodnevni uporabi bistvena "dinamična organizacija in redno vzdrževanje". Organiziranje ni-enkratna naloga, ampak zahteva nenehno prilagajanje glede na uporabo. Na primer, redno pospravite neuporabljene predmete, da se izognete kopičenju in zasedanju prostora; prav tako preverite, ali so posode za shranjevanje poškodovane ali deformirane, in jih po potrebi zamenjajte ali prerazporedite. Poleg tega ohranjanje posod za shranjevanje urejeno in izogibanje prenatrpanosti pomaga podaljšati njihovo življenjsko dobo ter vzdržuje splošno urejeno in učinkovito okolje.